Cassa ristorante: RT, scontrino elettronico o software

Per la cassa del ristorante le strade sono tre: un registratore telematico fisico, lo scontrino elettronico emesso da un software, oppure la procedura web gratuita dell'Agenzia delle Entrate. Cambiano costo, hardware e fatica quotidiana, e la scelta giusta dipende da come lavora la tua sala, non da quante funzioni vanta il preventivo.

Cassa ristorante

L'insieme di ciò che serve per incassare in sala e restare in regola: lo strumento che emette il documento commerciale (registratore telematico o procedura telematica) e il programma che gestisce conti, comande e chiusure. Possono essere due acquisti separati o un unico sistema.

Registratore di cassa ristorante: le tre strade a confronto

Sul registratore di cassa ristorante c'è una base che non cambia. La pagina dell'Agenzia delle Entrate sui corrispettivi elettronici scrive che dal 1° gennaio 2021 scontrini e ricevute sono sostituiti da un documento commerciale, che può essere emesso esclusivamente con un registratore telematico (RT) o con una procedura web messa a disposizione gratuitamente dall'Agenzia. Da qui in poi le strade si dividono.

Il costo dell'RT non lo scrivo perché non c'è un prezzo unico: dipende da marca, modello e assistenza, e te lo deve dire il rivenditore per iscritto. Chiedi anche cosa succede quando l'apparecchio si guasta nel weekend.

Cassa ristorante: cosa deve fare oltre allo scontrino

Lo scontrino è la parte obbligatoria e anche la meno interessante. Per giudicare una cassa contano le ore in cui la sala è piena, perché è lì che un sistema cassa ristorante ben fatto ti restituisce minuti e uno fatto male te li ruba.

Le comande che arrivano al conto. Se il cameriere prende l'ordine su un'app e quello si compone da solo nel conto, nessuno ribatte importi a mano. Se la comanda vive su un blocchetto, ogni tavolo è un'occasione per dimenticare il caffè.

Il conto diviso senza calcolatrice. Un tavolo da otto che paga in cinque modi è la prova del nove. Come si fa bene l'ho scritto in come dividere il conto al ristorante.

L'asporto e la consegna. Qui molte casse si arrendono: l'ordine arriva da WhatsApp o dal telefono e lo scontrino va battuto a parte. Una cassa che non vede l'asporto lascia fuori dai numeri la parte d'incasso che arriva da quel canale. Il flusso dalla presa dell'ordine al banco è in gestione ordini d'asporto e cucina.

La chiusura di serata. A fine servizio vuoi un riepilogo: quanto è entrato, con quali metodi, quanti scontrini, se il cassetto torna. Una chiusura che richiede un'indagine ti tiene in sala fino all'una.

I corrispettivi senza ricopiature. Quello che incassi deve arrivare ai corrispettivi senza che qualcuno lo riscriva a fine mese.

Gli errori tipici quando si compra la cassa

1. Comprare l'RT e il software come se fossero la stessa cosa. Uno emette il documento fiscale, l'altro gestisce il servizio. Se non si parlano, ricopi.
2. Scegliere dal catalogo delle funzioni. Parti dal tuo problema numero uno: la sala che rallenta, il margine che non torna, il tempo perso a fine mese.
3. Dimenticare asporto e consegna. Se il locale ne fa, quel canale deve poter emettere lo scontrino come il resto.
4. Credere alla cassa "gratis". Spesso è legata a hardware, percentuali sull'incasso o contratti lunghi. Il confronto sul tema è in alternativa a SumUp per il ristorante.
5. Provarla di martedì a pranzo. Una cassa si giudica con il sabato sera, non con la demo a tre tavoli finti.

Come lo fa RistorantePRO, limiti compresi

Qui ti dico cosa fa e cosa no. RistorantePRO emette lo scontrino elettronico direttamente dal gestionale, anche sugli ordini d'asporto e in consegna, senza un registratore telematico da comprare. Puoi annullare uno scontrino, registrare un reso e salvarlo in PDF. Se hai già una cassa che ti piace, puoi tenerla: prenotazioni, WhatsApp, ordini e statistiche restano comunque nel gestionale.

Il limite è netto: RistorantePRO non emette fatture ai tuoi clienti. Se a fine cena qualcuno te la chiede, quella parte la fai ancora con il tuo strumento di fatturazione, e il quadro del collegamento tra cassa e fatturazione lo trovi in cassa e fatturazione nel ristorante.

I piani, dal listino: Base 97 euro al mese per sede (chatbot WhatsApp, prenotazioni, tavoli e sale, app), Pro+ 297 euro (in più menu e allergeni, ordini online per ritiro e consegna, promozioni), Ultra 497 euro (in più agente vocale, vendite e costi, sistema di cassa). Nessuna commissione sui coperti. La prova dura 14 giorni e non chiede la carta. Per una pizzeria con forno e asporto la pagina di riferimento è il gestionale per pizzeria.

Cassa, RT e POS: chi fa cosa.

Un ultimo equivoco, perché nei preventivi queste voci valgono cifre diverse. L'RT emette il documento commerciale. Il software gestisce conti e chiusure. Il POS della banca incassa carte e bancomat, ma non sa cosa ha mangiato il cliente: se non dialoga con la cassa, qualcuno batte l'importo a mano, e nell'ora di punta si sbaglia.

Quale strada scegliere, in pratica

Se la tua gestione cassa ristorante è semplice (pochi coperti, niente asporto, un solo punto di incasso) e hai già un RT che funziona, non cambiare per il gusto di farlo: il risparmio non vale il rischio di fermare la sala. Se apri un locale nuovo, o se asporto e consegna ti pesano, conviene guardare lo scontrino da software, perché evita l'apparecchio e fa nascere il documento dall'ordine. La procedura web dell'Agenzia regge solo se i documenti sono pochi: ogni operazione è una digitazione in più. Il quadro generale di cosa fa un gestionale oltre alla cassa è nella guida al gestionale per ristoranti.

Tre prove sulla cassa prima di firmare

Un controllo che quasi nessuno fa prima di firmare: chiedi di vedere, sul sistema che ti propongono, tre scene reali. Un annullo fatto dopo che il cliente ha già pagato, un reso su un piatto riportato indietro, la copia dello scontrino da mandare a chi l'ha perso. Sono casi che in sala capitano ogni settimana, e il modo in cui il sistema li gestisce ti dice più di qualunque scheda tecnica. Se per ognuno servono cinque passaggi e una telefonata all'assistenza, il costo vero della cassa non è sul preventivo.

In tutti e tre i casi fai una prova su un servizio vero, con un cliente che chiede il conto diviso e un ordine d'asporto in coda, prima di disdire qualcosa. Annota quante volte riscrivi lo stesso dato: è il numero che decide.